La Jornada anual del CCBU: tras bambalinas

Por Jaqueline de León, Directora de la Biblioteca Ludwig von Mises (UFM)

 

Todo en su lugar y en el momento preciso…

Personal y los conferencistas sintonizados…

Mesas, sillas, café caliente, flores, carpetas, proveedores…

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¿Y que hay detrás de todo esto?

Primero lo primero. La organización de un evento como la jornada anual inicia en el seno de las reuniones mensuales del CCBU, siendo importante, definir qué universidad será la anfitriona. Para el 2016, fue la Universidad Francisco Marroquín, en donde tengo el gusto de dirigir la Biblioteca.

El trabajo de gestión de espacios, inicia casi con un año de anticipación, pues cada universidad tiene sus propias políticas y normas. Otro dato vital de las gestiones y del apoyo que como Directores de Biblioteca debemos lograr, es coordinar y solicitar un espacio en la agenda de nuestras autoridades para que puedan participar en el evento. En UFM por ejemplo, gestioné con el rector Gabriel Calzada para que nos acompañara a dar las palabras de apertura de la Jornada y él lo hizo con  gusto.

 

De la agenda y otros temas

Posterior a decidir la sede, discutimos qué es lo que queremos lograr y con qué información queremos que se queden los participantes.   En esta primera parte, hay una lluvia de ideas de todos los miembros del CCBU.  Es un proceso enriquecedor y muy interesante, ya que poco a poco se define el tema principal, los subtemas y desde luego surgen las  propuestas de conferencistas.

Para este año, pensamos que era necesario aportar información, sobre las herramientas y tecnologías que tenemos al alcance, para realizar mejor nuestro trabajo como bibliotecarios, derivado de esto, decidimos titularla “El rol de los bibliotecarios y bibliotecas en la educación del siglo XXI”.

En cuanto a la organización, la universidad  sede proporciona los espacios para realizar las conferencias y los talleres, el almuerzo y la logística en general: en este espacio me detengo un momento para agradecer, el buen trabajo del equipo de la biblioteca, ya que sin su apoyo, una Jornada anual no podría realizarse.

AFICHE XIV JORNADA 2016.pngTrabajar con la diseñadora para preparar los afiches de promoción, las agendas, los diplomas de participación y otros detalles, requieren tiempo y afortunadamente pudimos coordinar nuestras actividades diarias ya calendarizadas y todo salió como lo esperamos.

 

Todos juegan un papel importante

Mi equipo está compuesto por 24 personas, todas se involucraron en la actividad. Días antes, preparamos carpetas, hicimos los últimos ajustes al programa, hicimos los recordatorios y le dimos seguimiento a temas que ya estaban concretados, pero que debían refrescarse para asegurar puntualidad.

El día del evento por ejemplo, se presentaron antes de las 6 de la mañana, todos dispuestos a dar lo mejor!

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Satisfechos

Puedo decir que ser el anfitrión de la jornada es una buena experiencia, principalmente por el trabajo interno que se realiza con el equipo de trabajo de la biblioteca y de la universidad.    Cada detalle conlleva nervios y compromiso, pero todos aportan ideas  y con entusiasmo hacen su mejor esfuerzo para que todo salga bien.

Además del trabajo de la universidad sede, hay otros detalles que se trabajan de forma colaborativa con las instituciones que conforman el CCBU:postufm

Terminamos el evento confiando que haya sido de provecho y aprendizaje para nuestro público y agradecidos por el buen trabajo del equipo de la biblioteca y de los miembros del CCBU.

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